הוספת כרטיסי מסמכים
1.הוספת קישורים תוך שימוש במסך בחירה של דוקספיר.
צריך להקליק כפתור ימיני של עכבר על אחת מתיקיות של עץ תיקיות מערכת הדוקספיר. לבחור אופציה "הוסף קישור" תפריט. לאחר שתקבלו מסך לבחירת קבצים צריך לסמן קובץ, להפעיל כפתור "Add Link". כרטיס יצורף לתיקיית מערכת דוקספיר.
2.הוספה אוטומטית.
לאחר פתיחת קבצים מקטגוריות המעניינות את המשתמש עולה בצורה אוטומטית כרטיס של המסמך עם אפשרות לעיין או לעדכן את שדות המידע של המסמך. לדוגמה כל פעם שנשמר קובץ וורד חדש עולה כרטיס של המסמך. האופציה בהגדרות 'הצג כרטיסים בצורה אוטומטית עבור קבצים שנפתחו' צריכה להיות מופעלת.
רשימת סוגי קבצים מנוהלת בבסיס של המערכת. בתפריט הראשי של דוקספיר תבחרו ]קובץ]-> [[Docsphere basis. לאחר קבלת מסך ניהול רשימות תלחצו על כפטור ניהול רשימת סוגי קבצים.
במסך לניהול סוגי קבצים לאחר לחיצה כפולה על סוג מסוים ניתן לסמן ערך 'True' או 'False' לשדה 'Capture shell events'. אם תסמנו 'True' כרטיס תעלה אוטומטית לאחר יצירת קובץ חדש מאותו סוג.
3.העתקה מסייר חלונות (Windows Explorer)
צריך לפתוח סייר חלונות כגון מחשב שלי או מסמכים שלי וכו'. תגיעו לקובץ או תיקיה המכילים מסמכים של העניין. יש לסמן ולהפעיל פקודה 'העתק' על קובץ, קבוצת קבצים או תיקיה. תשתמשו לכך בתפריט של לחצן ימיני של עכבר, תפריט הראשית של סייר וכו'. לאחר מכן תפתחו חלון ראשי של דוקספיר, תסמנו אחת מתיקיות של העץ מצד השמאלי, תקליקו עם לחצן ימיני של עכבר על מקום פנוי ברשימה שבצד הימיני של חלון הדוקספיר ובתפריט שתופיע תפעילו אופציה 'הדבק'. הכרטיסים יתווספו לרשימה.
4. גרירה מסייר חלונות (Windows Explorer)
צריך לפתוח חלון ראשי של דוקספיר, לסמן אחד מתיקיות של העץ בצד השמאלי. לאחר מכן להקטין או להוריד את החלון הראשי של תוכנת דוקספיר לשורת משימות שלמתה. יש לפתוח סייר חלונות כגון מחשב שלי או מסמכים שלי וכו'. תגיעו לקובץ או תיקיה המכילים מסמכים של העניין. יש לסמן ולגרור עם עכבר את הקובץ, קבוצת קבצים או תיקיה אל הצד הימיני של חלון הראשי של הדוקספיר המכיל רשימת הכרטיסים. אם תוכנת דוקספיר מוקטנת לשורת המשימות יש לגרור קבצים לריבוע של חלון המוקטן של דוקספיר בשורת המשימות ולהמתין עד שחלון יפתח ולאחר מכן לגרור אותם לרשימת הכרטיסים. הכרטיסים יתווספו לרשימה.
5.על ידי שימוש בתפריט לחיצה ימינית של עכבר
יש להפעיל סייר חלונות. לבחור קובץ בודד או תיקיה. להקליק על קובץ זה עם כפטור ימיני של עכבר. התפריט שתופיע תהיה עם אופציה 'Docsphere card'
לאחר הפעלת אופציה זאת של התפריט תעלה כרטיס של המסמך.
6.מתפריט של דוקספיר בתוכנת וורד.
תוכנת דוקספיר מוסיפה לתפריטים של תוכנת וורד תפריט נוסף
בתפריט יש כפטור שמאפשר לפתוח כרטיס של מסמך וורד פתוח כרגע. הכפתור לא יגיב לגבי קבצים חדשים שעדיין לא נשמרו בדיסק בפועל ואין להם דרך לקובץ.
7.הוספה מסורק.
להפעלת מסך סריקה יש לבחור אחת מתיקיות בעץ התיקיות של דוקספיר ולאחר מכן יש להפעיל כפטור של סורק על סרגל הכלים.
אפשרות נוספת - יש להקליק על התיקייה עם כפטור ימני של עכבר. בתפריט שתעלה יש לבחור אופציה 'הוסף סריקה'.
לאחר שיופיע מסך סריקה יש לעדכן במקרה הצורך את שם קובץ בו רוצים לשמור את המסמך הסרוק.
תיקיית הדיסק אשר תאכסן את המסמך מוגדרת בהגדרות תיקיית דוקספיר. ניתן לשנות אותה על ידי לחיצה על כפטור עם איקון של תיקייה.
כפתור עם איקון של גלגל שיניים מאפשר לבחור ציוד (מקור הסריקה) אליו רוצים להתחבר לצורך ביצוע סריקה. בדרך כלל יש מספר מקורות סריקה. צריך לאתר נכון לפי התאמה לשם הסורק או על ידי ניסוי.
יש ללחוץ על כפטור עם איקון של קשת הצבעים כדי לבחור פורמט של קובץ הגראפי. יש להפעיל כפטור עם ציור של סורק ומשולש קטן קדימה כדי להתחיל סריקה
קבצים בפורמט 'bmp' ו 'jpg' מאפשרים סריקה לקובץ בעל עמוד אחד. קבצים בפורמט 'pdf' ו 'tif' מאפשרים סריקה לקבצים בעלי מספר של עמודים.
סריקת מסמך בעל מספר עמודים מתחילה מעמוד הראשון ומאפשרת לסרוק עמודים נוספים על ידי לחיצה על כפטור עם איקון של משולש גדול קדימה. לסיום של סריקת מסמך יש ללחוץ על כפטור עם איקון של ריבוע. לשמירת מסמך יש ללחוץ על כפטור עם איקון של דיסקט. לאחר שמירת מסמך כרטיס המסמך תתווסף לתיקיית דוקספיר ממנה הופעלה הסריקה.
